Teknik Mengindeks dan Menetapkan Kode Kearsipan - husnl - a blog

1. Indeks Nama Perseorangan

• Nama Orang Indonesia

  1. Nama umum: Indeks diambil dari nama terakhir. Contoh:
     • Nama lengkap: Dra. R.A. Rosa Hartini
     • Indeks: Hartini, Rosa, R.A., Dra.
     • Kode: Ha
  2. Nama dengan marga: Indeks berdasarkan marganya. Contoh:
     • Nama lengkap: Drs. Sahat Siahaan
     • Indeks: Siahaan, Sahat, Drs.
     • Kode: Si
  3. Nama dengan urutan kelahiran (nama Bali): Indeks diambil dari nama pribadi. Contoh:
     • Nama lengkap: I Gusti Made Tiran
     • Indeks: Tiran, Made, I Gusti
     • Kode: Ti
  4. Nama Kristen: Nama Kristen diindeks setelah nama Indonesia lainnya. Contoh:
     • Nama lengkap: Cicilia Maria Riasi Brataaji
     • Indeks: Brataaji, Riasi, Cicilia, Maria
     • Kode: Br
  5. Nama dengan singkatan: Singkatan dipanjangkan bila memungkinkan. Contoh:
     • Nama lengkap: Dr. M. Hatta (Dr. Mohammad Hatta)
     • Indeks: Hatta, Mohammad, Dr.
     • Kode: Ha
  6. Nama dengan gelar: Gelar ditulis terakhir. Contoh:
     • Nama lengkap: Prof. Dr. Conny R. Semiawan
     • Indeks: Semiawan, Conny, R., Prof., Dr.
     • Kode: Se
  7. Nama wanita dengan nama suami: Nama suami diindeks lebih dahulu dengan tunjuk silang. Contoh:
     • Nama lengkap: Ny. Dra. Muliati Abdul Makmur
     • Indeks: Makmur, Abdul, Muliati, Dra., Ny.
     • Kode: Ma

• Nama Orang Eropa

  1. Nama umum: Indeks berdasarkan nama keluarga (surname), diikuti given name, lalu middle name. Contoh:
     • Nama lengkap: William John Fulton
     • Indeks: Fulton, William, John
     • Kode: Fu
  2. Nama dengan penghubung: Indeks penghubung dianggap satu kesatuan. Contoh:
     • Nama lengkap: Silvia Loper-Tina
     • Indeks: Loper-Tina, Silvia
     • Kode: Lo

• Nama Orang Tionghoa Nama keluarga, yang umumnya berada di awal, menjadi dasar indeks. Contoh:

  • Nama lengkap: Pauw Swie Im
  • Indeks: Pauw, Swie Im
  • Kode: Pa

• Nama Internasional Nama terakhir (surname) menjadi dasar indeks. Contoh:

  • Nama lengkap: Gamal Abdul Nasser
  • Indeks: Nasser, Gamal, Abdul
  • Kode: Na

---

2. Indeks Nama Perusahaan

• Perusahaan Umum
  Kata penting menjadi dasar indeks, diikuti jenis badan hukum. Contoh:
  • Nama lengkap: PN Garam Negara
  • Indeks: Garam, Negara, Perusahaan, Negara
  • Kode: Ga

• Perusahaan dengan Singkatan
  Singkatan diperpanjang lebih dahulu, lalu diberi tunjuk silang. Contoh:
  • Nama lengkap: GIA
  • Indeks: Garuda, Indonesia, Airways
  • Kode: Ga (lihat GIA)

---

3. Indeks Nama Civic Mission

• Perhimpunan atau Yayasan
  Kata penting menjadi dasar indeks, diikuti jenis organisasi. Contoh:
  • Nama lengkap: Partai Demokrasi Indonesia
  • Indeks: Demokrasi, Indonesia, Partai
  • Kode: De (lihat PDI)

• Organisasi dengan Singkatan
  Singkatan diperpanjang, lalu diberi tunjuk silang. Contoh:
  • Nama lengkap: PSSI
  • Indeks: Sepak Bola, Seluruh, Indonesia, Persatuan
  • Kode: Se (lihat PSSI)

• Lembaga Pendidikan
  Nama sekolah atau universitas ditempatkan di unit terakhir. Contoh:
  • Nama lengkap: SMP Negeri 1 Bogor
  • Indeks: Menengah, Pertama, Negeri, Satu, Bogor, Sekolah
  • Kode: Me (lihat SMP)

---

4. Indeks Nama Instansi Pemerintah

• Hierarki Organisasi
  Kata penting menjadi dasar indeks, diikuti jenis lembaga. Contoh:
  • Nama lengkap: Departemen Pertanian
  • Indeks: Pertanian, Departemen
  • Kode: Pe

• Hierarki Wilayah
  Urutan wilayah (provinsi, kabupaten, kecamatan) diperhatikan. Contoh:
  • Nama lengkap: Kanwil Deppen Jambi
  • Indeks: Jambi, Wilayah, Penerangan, Kantor, Departemen
  • Kode: Ja (lihat Kanwil Deppen)